Étape 1 : Définir vos besoins spécifiques
Objectifs de formation et alignement avec les objectifs commerciaux.
- Définir clairement les objectifs de formation : améliorer les compétences, augmenter l’engagement, ou maximiser le ROI.
- Aligner les objectifs de formation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Définir des indicateurs clés de performance (KPIs) mesurables :
- Augmenter les ventes de X % en 6 mois.
- Réduire les coûts de formation de X % en un an.
- Réduire le temps de certification de X mois à 1 semaine.
- Former et évaluer X commerciaux en 30 jours
Connaissance approfondie de votre public cible.
Analyser les caractéristiques des apprenants : âge, compétences, préférences d’apprentissage.
- Adapter le LMS aux besoins spécifiques des différents groupes d’apprenants.
- Anticipation des besoins futurs et évolutivité.
- Prévoir l’évolution du nombre d’apprenants et du contenu de formation.
- Choisir un LMS capable de s’adapter à la croissance de l’entreprise.
- Prévoir les déploiements de formations dans les filiales internationales et donc prévoir un LMS multilingue.
Étape 2 : Les modalités de formation et les fonctionnalités clés
Formation à distance, blended learning, ou les deux ?
- Évaluer les besoins en formation : 100% à distance, blended learning, ou une combinaison des deux.
- Choisir un LMS compatible avec les modalités de formation souhaitées.
Outils de création de contenu intégrés (LCMS) vs. outils externes (SCORM).
- LCMS (Learning Content Management System) : LMS avec outils de création de contenu intégrés.
- SCORM (Sharable Content Object Reference Model) : norme permettant la communication entre le contenu et le LMS.
- Évaluer la nécessité d’outils de création de contenu intégrés ou la compatibilité avec les outils externes.
- Assurez-vous de la compatibilité des contenus SCORM crées par des outils externes dans le LCMS sélectionné.
Intégration avec le SIRH
- Évaluer la nécessité d’intégrer le LMS avec le système d’information des ressources humaines (SIRH).
- L’intégration peut faciliter la gestion des utilisateurs et des formations, mais implique des coûts supplémentaires.
L’expérience utilisateur : intuitivité et convivialité
- Choisir un LMS avec une interface intuitive pour les apprenants, les formateurs et les administrateurs.
- Effectuer des tests et recueillir les retours des utilisateurs potentiels.
Définition des rôles internes et implication des équipes.
- Définir les rôles et responsabilités pour l’administration et la gestion du LMS.
- Impliquer les équipes concernées dans le processus de sélection et de mise en œuvre.
Étape 3 : Considérations techniques et logistiques
Hébergement : interne ou mode SAAS ?
- Évaluer les options d’hébergement : interne (sur les serveurs de l’entreprise) ou externe (chez un prestataire).
- Considérer les aspects de sécurité, de coût et de maintenance.
- L’hébergement chez un prestataire apporte de la tranquilité quand a la maintenance et à la sécurité.
Suivi des données et reporting : quels indicateurs clés ?
- Définir les données à suivre : progression des apprenants, résultats des évaluations, temps de formation.
- Choisir un LMS avec des fonctionnalités de reporting et d’analyse des données.
- La norme SCORM permet de récuperer les données des modules de e-learning.
- Le suivi des données permet d’analyser d’éventuels problèmes de compréhension des apprenants ou des soucis sur des questions mal formulées dans les Quizz.
Personnalisation et gamification : aspects différenciants
- Évaluer les options de personnalisation de l’interface et du contenu.
- Considérer l’intégration de fonctionnalités de gamification pour améliorer l’engagement.
- Certaines plateformes LMS permettent de créer des sous espaces personnalisés en fonction des filiales ou des clients.
Étape 4 : Le processus de sélection et d’évaluation
Recherche et présélection des fournisseurs
- Identifier les fournisseurs potentiels en fonction des besoins et des fonctionnalités souhaitées.
- Consulter les avis et retours des clients existants.
Évaluation approfondie : démonstrations, essais, et retours clients
- Demander des démonstrations et des essais gratuits pour tester les fonctionnalités du LMS.
- Évaluer la convivialité, la performance et la compatibilité du LMS.
- Evaluer la qualité du support technique.
Tests et scénarios d’utilisation : l’importance de l’expérience pratique
- Créer des scénarios d’utilisation pour simuler l’expérience des apprenants et des administrateurs.
- Tester le LMS avec un groupe en petit comité
Importance de l’assistance technique
Évaluer la réactivité et la qualité du support client du fournisseur.
- Vérifier les options de support disponibles : téléphone, e-mail, chat, base de connaissances.
- Tester le support en posant des questions techniques ou en simulant des problèmes.
- S’informer sur les mises à jour de la plateforme. Les mises à jour sont-elles payantes ? A quelle fréquence sont-elles effectuées ?
Demander une démonstration de cas d’utilisation
- Demander une démonstration au fournisseur en lui donnant un cas d’usage précis et personalisé pour coller au plus près de votre besoin.
- Faire participer les futurs utilisateurs du LMS à la démonstration.
- Poser les bonnes questions durant la démonstration (coût total, flexibilité, protection des données).
Choisir un LMS
- Si le choix s’avère difficile, faire un tableau comparatif avec les avantages et les inconvénients de chaque LMS préselectionné.
- Demander des devis détaillés afin de comparer les prix et les options de chacun.
- Bien définir ses besoins en amont de la demande de devis afin d’éviter les options inutiles et des coûts supplémentaires.
Étape 5 : critères de choix et aspects financiers
Fonctionnalités indispensables et personnalisation
- Vérifier que le LMS offre les fonctionnalités clés : outils de création de contenu, gestion des utilisateurs, suivi des progrès, etc.
- Évaluer les options de personnalisation de l’interface et du contenu pour renforcer la marque.
- S’assurer de la présence des fonctions de suivis et d’analyse dont vous avez besoin, et de la possibilité de les exporter.
- La possibilité de personnaliser les contenus en fonction des apprenants est un plus, c’est ce que l’on appelle l’adaptive learning”.
- Vérifier que le LMS fonctionne sur tout type de support
Ergonomie et expérience utilisateur
- Choisir un LMS avec une interface intuitive et conviviale pour faciliter l’adoption.
- Tester l’expérience utilisateur avec différents profils : apprenants, formateurs, administrateurs.
Coût global (TCO) et retour sur investissement (ROI)
- Calculer le TCO : coûts d’acquisition, de mise en œuvre, de maintenance, de support, etc.
- Évaluer le ROI : gains en efficacité, réduction des coûts de formation, amélioration des performances.
- Bien définir son budget avant de faire son choix, car les prix des LMS sont très variables.
- Ne pas oublier de prendre en compte le coût de la prise en main du LMS Open Source, qui peut demander des connaissances en programmation.
Étape 6 : L’impact stratégique du LMS dans votre organisation (entreprise & organisme de formation)
IA et personnalisation de l’apprentissage
- Évaluer l’utilisation de l’IA pour la création de contenu et la personnalisation des parcours.
- Choisir un LMS qui permet aux experts métiers de créer facilement des formations.
Intégration avec les systèmes existants
- Vérifier la compatibilité du LMS avec les systèmes RH, CRM, ERP, etc.
- Faciliter l’intégration pour une gestion fluide des données et une expérience utilisateur cohérente.
- L’intégration avec les outils de SSO permet de simplifier la connexion et améliore la sécurité.
Gestion du changement et adoption par les utilisateurs
- Prévoir un plan de communication et de formation pour faciliter l’adoption du LMS.
- Impliquer les utilisateurs finaux dans le processus de sélection et de mise en œuvre.
- Il est important de bien analyser les ressources humaines et temporelles nécessaires à l’utilisation du LMS.
CONCLUSION Le choix d’un Learning Management System (LMS) est une décision stratégique qui aura un impact significatif sur l’efficacité de vos programmes de formation, le développement des compétences de vos collaborateurs, et, par conséquent, sur la performance globale de votre organisation.
